Aprendiendo Excel Cap.2: Referencias relativas y absolutas

 Cuando estamos aprendiendo a usar Excel, uno de los temas indispensables son las referencias relativas y absolutas, las cuales son indispensables conocer ya que si no sabemos que son ni para que sirven no podremos exprimir el programa al 100% o podemos llegar a cometer errores al usar fórmulas que requerimos para desempeñar nuestras actividades.

Primero, analicemos las referencias relativas, como su nombre nos dice, estas referencias son relativas porque es cambiante el origen de los datos que usaremos para usar nuestra fórmula. Por ejemplo, si realizamos una multiplicación entre 2 celdas (en este caso utilizaremos B3 y C3 cuyos valores son $4,000.00 y 3 respectivamente) la fórmula sería la siguiente omitiendo las comillas "=B3*C3", en este caso sabemos que estamos usando referencias relativas porque las celdas no están acompañadas del símbolo de moneda "$" entonces el resultado de nuestra fórmula nos dará como resultado $12,000.000 como se muestra en la siguiente imagen:

Entonces si queremos realizar la misma operación para nuestra siguiente fila lo único que debemos hacer es copiar la fórmula dando clic derecho sobre la celda que contiene la fórmula (D3) y seleccionar la opción "Copiar" o simplemente seleccionamos la misma celda y presionamos la combinación de teclas "Ctrl + C" para copiar el contenido de la misma:

Posteriormente, pegamos lo que copiamos en la celda inferior (D4) dando clic derecho en la misma y seleccionando la opción "Pegar" o podemos usar la combinación de teclas "Ctrl + V" para pegar el contenido en esta:

Como podemos observar, nuestra fórmula se ha pegado correctamente en la celda "D4" pero tomando como factores los valores de las celdas "B4" y "C4" en lugar de "B3" y "C3" porque como mencioné en párrafos anteriores no se establecieron las celdas de la fórmula de la celda "D3" como absolutas, es decir, no son estáticas sino que son cambiantes dependiendo de donde se ejecute la fórmula.

Por consiguiente, si copiamos y pegamos la misma fórmula pero en la celda "D5" vamos a obtener el resultado de la multiplicación de los factores o valores de las celdas "B5" y "C5" como se muestra en la siguiente imagen:

Cabe aclarar que si copiamos esta misma fórmula y la pegamos en una celda de la misma fila por ejemplo la celda "E3" el resultado será distinto ya que como no estamos definiendo que las celdas que se usarán para la fórmula sean estáticas (absolutas) como se muestra en la siguiente imagen:

Como vemos se realizó el mismo procedimiento que los párrafos anteriores pero se pegó la fórmula en la celda "E3" tomando como factores los valores 3 (celda "C3") y $12,000.00 (celda "D3") obteniendo un resultado totalmente distinto.

En resumen, las fórmulas con celdas relativas se irán actualizando dependiendo de la posición donde sea plasmada la fórmula. Ahora procedamos a analizar las referencias absolutas.

Las referencias absolutas se definen como las celdas que son utilizadas para una fórmula pero estas nunca son cambiadas aunque la fórmula se ejecute desde otra posición, es decir, el origen de los datos nunca cambia. Veamos un ejemplo:

En este ejemplo calculamos el IVA (Impuesto al Valor Agregado que es un impuesto aplicado  para ciertos productos y servicios en México), para esto, multiplicaremos el subtotal ($12,000.00) del producto que es el resultado de multiplicar $4,000.00 ("B3") por 3 ("C3"), entonces este resultado será multiplicado por el 16% que es el porcentaje del impuesto antes mencionado. Como podemos observar, la fórmula "=D3*$H$2" está tomando 2 factores "D4" y "H2" pero el segundo está haciendo uso de las celdas absolutas ya que se encuentra en conjunto con el símbolo de moneda "$". Por lo tanto, si copiamos y pegamos la fórmula en las celdas inferiores a esta el origen del primer factor será el de la celda izquierda y el segundo siempre será el de la celda "H2" ya que este será estático.

Para finalizar, cabe mencionar que las celdas pueden ser establecidas como absolutas en alguno de sus 2 componentes ya sean columnas o filas. Como sabemos, las celdas se identifican de coordenadas como lo explicaba en el vídeo del capítulo pasado (Clic aquí para ir al capítulo pasado) por lo que si queremos que la fórmula tome los factores de una fila o columna en específico podemos hacerlo de la siguiente manera:

Para este ejemplo deseamos calcular el descuento en pesos del producto dependiendo de la celda que tomemos como referencia, como podemos apreciar, la fórmula "=$B3*C$2" toma como factores los valores $4,000.00 ("B3") y 5% ("C3") pero en lugar de usar referencias absolutas en toda la celda, sólo lo usamos ya sea en la fila o en la columna. Para la celda "B3" estamos haciendo referencia absoluta sólo a la columna que en este caso es "B" por lo que colocamos el signo "$" antes de "B" obteniendo como resultado "$B3", esto quiere decir que si pegamos la fórmula hacia la derecha la misma seguirá tomando como factor el contenido de la columna "B". Asimismo, la formula hace uso de una referencia absoluta en la celda "C2" pero en lugar de mantener estática la columna lo hace con la fila, es decir, con la fila "2", por lo que si pegamos la fórmula en una celda inferior el segundo factor siempre será el de la fila "2".

Como dato adicional, podemos hacer uso de las referencias absolutas colocando el signo de moneda ("$") con el teclado antes de la fila o de la columna en la fórmula o podemos seleccionar dentro de la fórmula la celda que deseamos modificar y presionar la tecla "F4" varias veces hasta encontrar lo que queremos definir como absoluto, si sólo la columna o la celda o todo el conjunto, ejemplos: $A$1 = toda la celda, $A1 = sólo la columna, A$1 = sólo la fila.